Sistema Integral de Gestión de Archivo Digital y Físico (SIGAD)

📂Sistema Web de gestión de archivo documental para municipalidades.

1. SEGURIDAD Y ARQUITECTURA DEL SISTEMA

Arquitectura Escalable

• Desarrollo basado en el patrón MVC (Modelo - Vista - Controlador).
• Código organizado, mantenible y preparado para futuras ampliaciones.

Autenticación Segura

• Acceso protegido mediante encriptación de contraseñas utilizando algoritmo BCRYPT.

Control de Accesos por Roles (RBAC)

• Administración de perfiles de usuario:
  • Administrador
  • Operador
  • Consulta
• Restricción de módulos y acciones según permisos asignados.

Auditoría de Acciones

• Registro de trazabilidad de todas las operaciones realizadas.
• Identificación del usuario que crea o modifica documentos.

Protección del Servidor

• Configuración dinámica del tamaño máximo permitido para archivos PDF.
• Límite configurable desde el panel de administración.
• Opción de almacenamiento ilimitado según requerimientos institucionales.

2. MÓDULO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Registro Inteligente de Documentos

Permite registrar expedientes bajo las siguientes modalidades:

• Solo Digital
• Solo Físico
• Físico y Digital

El formulario se adapta automáticamente según la modalidad seleccionada.

Digitalización Masiva

• Carga múltiple de documentos mediante tecnología Drag & Drop.
• Subida simultánea de múltiples archivos PDF.

Autoindexación Inteligente

• Extracción automática del nombre del archivo PDF.
• Asignación automática como número de documento.
• Reducción significativa del tiempo de digitación.

Filtros Dinámicos en Cascada

• Los tipos de documento se muestran según el área seleccionada.
• Soporta documentos globales y exclusivos por dependencia.

Buscador en Tiempo Real

Búsqueda instantánea por:

• Número de documento
• Asunto
• Área

Sin necesidad de recargar la página.

3. MÓDULO DE ARCHIVO FÍSICO Y TOPOGRAFÍA

Gestión de Ubicaciones

Administración de la estructura física del archivo:

• Ambiente
• Estante
• Nivel
• Caja
• Carpeta/Tomo

Inventario Automatizado

• Conteo automático de documentos almacenados por caja, nivel o estante.

Visor de Contenido Físico

• Consulta detallada de los expedientes contenidos en cada caja.
• Visualización mediante ventana modal con paginación.

Protección de Integridad de Datos

• Impide eliminar cajas, estantes o ubicaciones que contengan documentos asociados.

4. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN INSTITUCIONAL

Configuración General

Administración de datos institucionales:

• Nombre de la Municipalidad
• RUC
• Teléfonos
• Dirección
• Logotipo Institucional

La información se refleja automáticamente en reportes y pantalla de acceso.

Gestión de Periodos Municipales

• Creación de gestiones o periodos fiscales.
• Definición de periodo activo.
• Asociación automática de nuevos documentos al periodo vigente.

Estructura Orgánica Institucional

• Administración jerárquica de áreas.
• Relación Padre – Hijo entre dependencias.

Ejemplo:

Consejo Municipal
└── Gerencia Municipal
  └── Gerencia de Administración
    └── Recursos Humanos

Gestión de Tipos Documentales

Administración de:

• Resoluciones
• Oficios
• Informes
• Memorandos
• Cartas
• Otros documentos

Con asignación global o específica por área.

Gestión de Personal y Usuarios

• Registro de trabajadores.
• Asignación de roles.
• Restablecimiento de contraseñas.
• Bloqueo o desactivación de usuarios.
• Administración completa mediante operaciones CRUD.

5. MÓDULO DE REPORTES Y ESTADÍSTICAS

Dashboard Analítico

Indicadores en tiempo real:

• Total de documentos registrados
• Volumen documental físico
• Volumen documental digital
• Áreas activas
• Actividades recientes del sistema

Exportación Oficial a PDF

• Reportes en formato horizontal (Landscape).
• Inclusión automática del logotipo institucional.
• Encabezados oficiales.
• Numeración automática de páginas.
• Calidad óptima para impresión y auditorías.

Exportación a Excel

• Generación de archivos XLSX nativos.
• Compatibilidad con auditorías y análisis de información.

Reportes Avanzados

Filtros multidimensionales por:

• Rango de fechas
• Área
• Tipo documental
• Caja física
• Estado del documento
• Modalidad (Físico/Digital)

6. EXPERIENCIA DE USUARIO Y RENDIMIENTO

Alto Rendimiento

• Paginación en memoria (Client-Side).
• Navegación fluida entre miles de registros.
• Eliminación de tiempos de espera innecesarios.

Diseño Moderno y Responsivo

Compatible con:

• Computadoras de escritorio
• Laptops
• Tablets
• Smartphones

Interfaz Profesional

• Diseño intuitivo y amigable.
• Cumplimiento de estándares modernos de experiencia de usuario (UI/UX).

Notificaciones Inteligentes

Integración de SweetAlert2 para:

• Confirmación de operaciones
• Advertencias de eliminación
• Alertas de seguridad
• Mensajes informativos

BENEFICIOS DEL SISTEMA

✅ Centralización de toda la documentación física y digital.
✅ Reducción de tiempos de búsqueda y localización de expedientes.
✅ Control total de acceso y seguridad de la información.
✅ Trazabilidad completa de las acciones realizadas por los usuarios.
✅ Organización eficiente del archivo físico institucional.
✅ Generación de reportes para auditorías y fiscalización.
✅ Plataforma moderna, escalable y adaptable a cualquier municipalidad.
✅ Compatible con futuras integraciones y crecimiento institucional.